Mais importante que preservar a informação, é a
Disponibilidade de acesso a partir de qualquer computador com internet;
haja vista a grande quantidade de documentos que devem ser arquivados, a pesquisa constante e visualização dos dados.
pois em media para se localizar um documento em arquivo físico, pode se levar horas ou ate mesmo dias,
já com o seu arquivo digitalizado a localização e visualização demora alguns minutos, sem contar com a preservação do documento, que dependendo do local de armazenamento e manuseio irá se deteriorar.
Os custos para armazenar de forma segura, gerenciar, recuperar, acessar e preservar essa documentação são enormes. Estima-se que um executivo gasta em média
procurando um documento!